Alle salgsdokumenter skal oppbevares av de fleste firmaer*, både kjøper og selger, i minst fem år. Dette gjelder også elektroniske bilag. Dokumentene må oppbevares innenfor Norges grenser, og du må sikre dokumentene mot «ødeleggelse, tap og endring».

Oppbevaring

Alt regnskapsmateriale må oppbevares samlet, og skal kunne vises fram for det offentlige ved for eksempel et utvidet bokettersyn, i hele oppbevaringstiden. Fakturaer og annet regnskapsmateriale må legges fram i «en form som muliggjør etterkontroll» ifølge regelverket. Det blir presisert at alle dokumenter skal kunne skrives ut på papir i tilfelle en etterkontroll.

Conta Faktura oppbevarer alle fakturaer og tilhørende dokumenter trygt i minst ti år (i elektronisk form). Men siden fakturaer og alle de andre regnskapsopplysningene dine må oppbevares samlet, hjelper det ikke uansett hvor sikkert vi lagrer dem for deg. Du er derfor juridisk ansvarlig for selv å oppbevare elektroniske eller fysiske kopier sammen med regnskapet ditt, jamfør brukeravtalen:

Bruker har eneansvar for at regnskapsdokumentasjon som genereres ved bruk av Tjenesten blir oppbevart på en måte som tilfredsstiller lovmessige krav, og at denne dokumentasjonen blir innberettet til myndighetene slik lover og regler krever.

Blant annet skal også årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, årsberetning, revisjonsberetning, bokførte og slettede opplysninger, dokumentasjon av regnskapsbalansen samt nummererte brev fra revisor oppbevares forsvarlig i fem år.

Alle avtaler og kontrakter, med unntak av avtaler av mindre betydning, skal oppbevares i tre og et halvt år. Dette gjelder også korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning (ta vare på e-poster!), utgående pakksedler eller annet papirbasert materiale. Gjelder også prisoversikter noen firmaer/bransjer er pålagt å utarbeide.

Kilde: Bokføringsforskriften

*) Bedrifter innen bygg og anlegg og finansnæringene må oppbevare dokumentasjonen i ti år. Det samme gjelder utenlandske bedrifter som driver virksomhet på norsk sokkel eller midlertidig virksomhet på land. Bedrifter som driver med petroleumsutvinning og rørledningstransport må oppbevare i 15 år. Dokumentasjon av kjøp av kapitalvarer som nevnt i Merverdiavgiftsloven § 9-1 skal oppbevares i ti år etter regnskapsårets slutt.

Tilbake til Fakturaskolen