5 fakturafeller for små firma

Som selvstendig næringsdrivende må du sende fakturaer for å få betalt for varene eller tjenestene dine. Det er krav til hvordan en faktura lages og hva den må inneholde, og det er lett for ferske firma å gjøre feil – her er 5 feil du bør unngå.

Som selvstendig næringsdrivende må du sende fakturaer for å få betalt for varene eller tjenestene dine. Det er krav til hvordan en faktura lages og hva den må inneholde, og det er lett for ferske firma å gjøre feil – her er 5 feil du bør unngå.

En faktura er ikke bare en måte å få betalt på, men også regnskapsdokumentasjon som viser hvor mye omsetning du har hatt, og hvor mye merverdiavgift du har krevd inn på vegne av staten. Kluss i faktureringen kan føre til at du taper penger, og at firmaet ditt fremstår som useriøst.

Unngår du disse 5 feilene når du lager fakturaer kan du få inn betaling raskere og sørge for et mer ordentlig regnskap!

1. Du følger ikke kravene til fakturering

Det finnes kun to måter å lage godkjente fakturaer på:

  • Du kan lage fakturaen selv i Word, Excel eller lignende, men da du bruke blanketter med påtrykte nummer når du skriver ut fakturaen.
  • Du kan bruke et fakturaprogram hvor fakturanummer tildeles hver faktura.

Fakturaer skal nemlig ikke kunne endres i ettertid. Vil du lage fakturaene selv må du kjøpe inn blanketter, lage en mal og sørge for at all nødvendig informasjon er inkludert.

Et fakturaprogram kan derfor være en bedre løsning for firmaet ditt. Det forenkler arbeidet og legger til rette for at du kan fakturere i tråd med bokføringsloven.

Conta Faktura lar deg lage faktura gratis.

Fakturering er det viktigste du gjør – det er slik firmaet ditt får inn penger. Da er det nødvendig å ha faktureringen på stell, med gode rutiner for å sende de til kundene dine.

2. Du inkluderer ikke all nødvendig informasjon

Det er også strenge krav til hva fakturaen må inneholde. Du må ha med:

  • fakturanummer
  • datoen fakturaen er laget
  • firmanavn og organisasjonsnummer
  • ordet «MVA» etter organisasjonsnummeret hvis firmaet er registrert i Merverdiavgiftsregisteret
  • ordet «Foretaksregisteret» etter organisasjonsnummeret hvis firmaet er et AS, ASA eller NUF
  • navn, adresse eller organisasjonsnummer på kjøperen
  • en detaljert beskrivelse av varen eller tjenesten
  • antall, mengde o.l. til varen eller tjenesten
  • når og hvor varen eller tjenesten ble levert
  • summen som skal betales
  • fristen for betaling av fakturaen
  • MVA-satser og sum hvis du er registrert i MVA-registeret

Conta Faktura gjør det enklere å følge kravene til fakturering, men det er fortsatt visse detaljer som krever at du har tunga rett i munnen. Varebeskrivelser er en av dem.

Skatteetaten krever at du har med en komplett beskrivelse av varen eller tjenesten og hvor mye du har solgt. Selger du i kilo eller meter o.l. bør du ta med dette, og fakturerer du timepris bør du skrive hva timene har blitt brukt på.

Husk også å sjekke leveringsadresse og leveringsdato. Conta Faktura vil foreslå kundens forretningsadresse og dagens dato.

Les mer om kravene til faktura.

3. Du sender fakturaen for sent

Du må sende en faktura senest 30 dager etter at varen eller tjenesten er levert, men det er ofte ryddigere å sende den så fort som mulig. Da viser du kunden at du har orden i systemet, og du risikerer ikke at salget går i glemmeboken.

Sender du faktura med en gang kan du også få inn betaling raskere, noe som styrker likviditeten din. Likviditet beskriver forholdet mellom inntekter og utgifter. Hvis firmaet ditt har mange utestående fakturaer, kan det bety at firmaet har dårlig likviditet, altså dårlig evne til å dekke egne regninger.

4. Du sletter fakturaen eller sender ny faktura

Hvis du har gjort feil på en faktura er det ikke lov til å slette fakturaen eller kun sende ny faktura til kunden. Du må også lage en kreditnota. Kreditnota brukes for å annullere en tidligere faktura.

Kreditnotaen må inneholde samme informasjon som fakturaen. Du lager en kreditnota i Conta Faktura ved å gå til fakturaen det gjelder og trykke på «Lag kreditnota».

Sendte du fakturaen som var feil til kunden må du sende kunden kreditnota sammen med en eventuell korrekt faktura. For å unngå hull i nummerrekken må alle fakturaer føres i regnskapet ditt.

5. Du følger ikke opp fakturaer

I Conta vil du få varsling om utgåtte fakturaer både på e-post og når du logger deg inn i systemet. Da kan du starte oppfølgingsprosessen eller sende fakturaen direkte til inkasso, slik at et inkassobyrå kan ta seg av saken.

Inkassoloven setter strenge regler for oppfølgingen av fakturaer. Hvis du vil følge opp selv kan du velge å sende et inkassovarsel med en gang, eller du kan sende en purring først.

Det er helt vanlig å gå rett til inkassovarsel. Inkassosaken kan ikke starte før to uker etter at inkassovarselet er sendt, så å sende tidlig hjelper deg hvis kunden fremdeles unnlater å betale.

Les mer om oppfølgingsprosessen.

Forhåpentligvis kan denne artikkelen hjelpe deg å unngå de vanligste faktafeilene. Det viktigste er at du bruker enten et fakturaprogram eller en nummerert blankett, og at du sjekker at fakturaen er fullstendig og korrekt.

Vil du vite mer om fakturering? Les våre 7 fakturatips for ferskinger.

Kommentarer

  1. Helge Volland:

    Kan en kunde nekte å betale dersom faktura blir sendt for sent? I tilfelle hva er lovhjemmel?

    • Hanne Mørch:

      Hei Helge,
      Dette er et juridisk spørsmål, og du bør derfor avklare det med en advokat. Men hvis en bedrift sender faktura veldig sent, kan Skatteetaten klassifisere det som skatteplanlegging, og det kan føre til straff i form av tilleggsskatt.

      Mvh
      Hanne Mørch
      Webjournalist, Conta

  2. Eli:

    Henger meg på spørsmålet til Morten over her. Driver firma som leverer tjenester, og det er ganske ofte at det blir en halvtime her og en time der for enkelte kunder. Noen ganger går det lang tid før jeg jobber mer kontinuerlig på prosjektet jeg har for kunden, og før det synes hensiktsmessig å fakturere.
    Jeg opplever derfor at det blir masete og rart å fakturere for f.eks. 1.5 timers arbeid en måned og 1 time den neste måneden. Det blir også mye ekstratid som går med til selve faktureringen og sånn sett litt urasjonelt.
    Er det i slikt tilfelle «ulovlig» å samle opp timer over en lengre tid enn 30 dager? Og må det isåfall alltid avtales med kunden? Og må avtalen være skriftlig? Det virker litt pirkete å detaljere avtalene slik, syns jeg.
    Er svært fornøyd med Conta!

    • Hanne Mørch:

      Hei Eli,
      Som nevnt tidligere så må du fakturere innen rimelig tid, hvis ikke kan Skatteetaten vurdere det som skatteplanlegging og straffe bedriften. Bokføringsforskriften spesifiserer også at varen eller tjenesten skal faktureres innen 30 dager etter levering (med noen unntak for løpende tjenester). Det beste er nok dermed å, for eksempel, fakturere en gang i måneden – da følger du forskriften, men du må ikke sette av tid til fakturering hver uke. Og tusen takk, vi er glad du er fornøyd!

      Mvh
      Hanne Mørch
      Webjournalist, Conta

  3. Marius:

    Veldig fornøyd med Conta faktura, med unntak av én ting. Forfallsdato er markert med rødt!! Det ser litt hissig/desperat ut. Jeg har selv fått fakturaer med forfallsdato i rød skrift og får en litt guffen følelse av det. Rødt burde vært forbeholdt purring og inkasso. Feks enten at jeg velger selv fontfarge eller at programmet automatisk legger inn svart fontfarge på forfallsdato og rødt på purring.

    • Jostein Hakestad:

      Hei Marius!

      Takk for innspillet! Vi tar det med videre til utviklerne.

      mvh
      Jostein Hakestad
      Webjournalist, Conta

  4. Ola Pramm:

    Jeg er veldig fornøyd med Contas servicetilbud.

    • Jostein Hakestad:

      Tusen takk Ola, det setter vi stor pris på.

      mvh
      Jostein Hakestad
      Webjournalist, Conta

  5. RW Lie:

    Lite kommentar til kva fakturaen gjeld; Det bør koma fram kva eining det blir solgt i (meter, kilo, time etc). Kvifor har ikkje Conta eget felt på vareregistrering som heiter «Enhet»? Då er det ikkje tvil om kva for ei eining varen er solgt i.

    Når det gjeld å skrive kva timane er brukt til, så bør fakturaen kun summere opp dei ulike varelinjene. Å dele opp ei varelinje «Konsulentarbeid» i tre linjer fordi det er ulike personar og /eller ulike tider, blir fort litt uryddig.

    Har tidlegare spilt inn ein modul som heiter «Conta oppdrag» eller lignende. Då kan man f.eks avtale ein timepris, eller enhetspris for ein vare, i Conta Salg, men istadenfor å overføre til Conta faktura, så går den først til Conta oppdrag for å samle opp f.eks antal varelevering ila ei veke, eller summere opp arbeid som er utført ila ei veke eller månad, og kven som har utført dette. Då har ein eit kjempebra fakturagrunnlag som kan følgje som vedlegg til fakturaen.

    Med ein slik modulen, manglar ein berre modul for å registrere kjøp (og fylle opp varelager), samt ein administrativ modul for timeliste, kjørebok etc, så har ein alt som trengs for å drifte eit lite foretak og generere dei dokument som rekneskapsførar treng for å gjera jobben!

    Og som sagt mange gonger før, brukargrensesnitt og enkelhet, er Contas styrke, kontra å bruke rekneskapsprogram som det fins mange av, men som krever meir av rekneskapsstøtte for å bruke.

    • Hanne Mørch:

      Hei RW,
      Når det gjelder enheter så er ikke det aktuelt for alle, og det kan da ende opp med å bli forvirrende. Det fleste vil skrive «konsulentarbeid per time» eller «pris per kilo» på varelinjen. Det viktigste er at beskrivelsene er fullstendige og presise. Takk for innspill til moduler, vi tar det med oss videre! Ellers det er bare å følge med her eller på Facebook for oppdateringer. Tusen takk for fine ord!

      Mvh
      Hanne Mørch,
      Webjournalist, Conta

  6. Rigmor Elisabeth Felberg:

    Bruker Conta faktureringssystem og er godt fornøyd. Har lagt inn betalingene gjort ved betalingsterminal, som kontantfaktura og ser at dette blir feil. Er også i gang med regnskapsføring gjennom Conta og ser for meg at jeg fra januar får orden i å føre betalinger gjort ved terminal, som vanlig faktura og å sette betalt på samme dato som fakturaen skrives. ?Har ikke helt oversikt over følgene enda men forstår at det blir mer korrekt overfor regnskapsfører.

    Har sendt inn to ganger til Conta inkasso. Første gangen konkluderte politiet etter hvert med at det ikke var noe å inndrive fra kunden og jeg satt igjen med utgiftene. Nå andre gangen vet jeg at kunden sitter inne og jeg er spent på kostnadene jeg får og om «det er noe å inndrive». Det er vel riktig uansett å følge opp med inkasso.

    • Hanne Mørch:

      Hei Rigmor,
      Det er kjekt å høre :) Har du betalingssystem må du bruke et kassasystem. Du kan finne mer informasjon om det på Skatteetaten sine sider.Det vil komme nye regler fra 1. januar 2019. Når kunder ikke betaler er det lurt å ta i bruk inkasso slik at du ikke sitter igjen tomhendt for arbeidet ditt. Du må også gå gjennom inkasso for å konstantere at en kunde ikke har midler til å betale før du kan registrere en faktura med tap. Contando kan hjelpe deg med inkasso, og tar kun betalt for løste saker. Ta kontakt med kundeservice@conta.no hvis du har flere spørsmål.

      Mvh
      Hanne Mørch
      Webjournalist, Conta

  7. STUDIO BERNHARD A/S:

    Tusen takk for god oppfølging og veiledning !

    Godt å ha dere som en støtte !

    • Hanne Mørch:

      Hei Studio Bernhard,
      Tusen takk til dere for fine ord, vi er glad vi kan hjelpe! :)

      Mvh
      Hanne Mørch
      Webjournalist, Conta

  8. Morten:

    Hva skjer hvis man sender faktura senere enn 30 dager etter levering? Er det ok dersom det er avtalt med kunden?

    • Jostein Hakestad:

      Hei Morten!

      Firmaer plikter å fakturere innen rimelig tid og hvis de ikke gjør det, kan Skatteetaten ved ettersyn se på det som skatteplanlegging, og gjøre vedtak om å endre dato på fakturaen. En konsekvens av dette er at firmaet kan få tilleggsskatt som straff hvis skatteetaten mener det er gjort med vilje.

      Mvh
      Jostein Hakestad
      Webjournalist, Conta

Legg igjen en kommentar

For spørsmål til brukerstøtte, bruk dette kontaktskjemaet.

Nyhetsbrev

Meld deg på vårt nyhetsbrev og få flere gode tips og nyheter på e-post.

Lag en gratis konto og kom i gang